Borgmestersekretær i Aabenraa Kommune
Har du stærke koordineringskompetencer og et skarpt øje for detaljen? Trives du i et miljø, hvor tempoet er højt og opgaverne varierede og komplekse? Har du også et udpræget servicegen i kontakten med borgere og samarbejdspartnere? Så er du måske vores nye borgmestersekretær.
Om jobbet
Som borgmesterens sekretær får du en spændende og alsidig arbejdsdag med kontakt til borgere, politikere og samarbejdspartnere. Du bliver en central del af borgmesterens daglige varetagelse af sine opgaver, og sætter en ære i, at borgmesteren altid er velforberedt til møder og med en opdateret kalender.Du har overblik og navigerer effektivt i en travl hverdag. Du tænker fremad, forstår politiske og organisatoriske sammenhænge og oversætter din indsigt til anvendelige forslag og løsninger.
Stillingen indebærer meget mere end kalenderstyring og behandling af henvendelser. Du fungerer som en betroet sparringspartner, der sikrer en smidig arbejdsdag, håndterer fortrolige oplysninger og forebygger, at tingene ikke falder mellem to stole.Du kommer til at arbejde i et travlt og dynamisk miljø, hvor dagen hurtigt kan ændre sig, og hvor to dage ikke er ens. Du kommer derfor til at arbejde med en bred vifte af daglige opgaver og får en spændende og alsidig arbejdsdag med kontakt til borgere, politikere, Direktionen, forvaltningerne og en lang række eksterne samarbejdspartnere.
Du deler kontor og har et stort opgavefællesskab med kommunaldirektørens erfarne sekretær.
Du bliver ansat i Byråds- og Direktionssekretariatet, hvor vi i fællesskab netop løfter en række tværgående og forskelligartede opgaver, der understøtter Byrådet, borgmesteren, Direktionen og Aabenraa Kommunes forvaltninger. Vi arbejder selvstændigt, er fagligt dygtige og bliver opfattet som kompetente, tilgængelige og imødekommende.Vi er både uhøjtidelige, men samtidig ambitiøse, og det lægger vi vægt på, at du også er.
Dine primære opgaver vil være- Administrativ støtte: Borgmestersekretæren håndterer daglige administrative opgaver, herunder kalenderstyring og god mødekoordinering på tværs af organisationen. Borgmestersekretæren sørger også for, at borgmesteren er velinformeret og forberedt til møder og arrangementer. Derudover agerer du som bindeled mellem borgmesteren, forvaltningerne og eksterne interessenter.
- Kommunikation: Du fungerer som indgang til borgmesteren og den kommunale organisation. Det indebærer at besvare henvendelser og understøtte korrekt sagsgang i forbindelse med henvendelser til borgmesteren fra borgere og samarbejdspartnere.
- Mødeplanlægning: Borgmestersekretæren sørger for at booke møder, koordinerer dagsordener og sikrer evt. baggrundsmateriale. Borgmestersekretæren bestiller også forplejning, håndterer gaveindkøb, tager imod gæster og sikrer overblik over deadlines og aftaler.
- Eventplanlægning: Du vil medvirke til planlægning og afvikling af arrangementer og receptioner, hvor borgmesteren er vært på vegne af Aabenraa Kommune.
Om dig
Vi har store forventninger til dig. Først og fremmest har du et stærkt servicegen, er positiv og omhyggelig. Du har formentlig erfaring fra en lignende koordinerende rolle, gerne fra en politisk styret organisation.
Vi forventer, at du:
- har stærke evner inden for kalenderstyring, mødeforberedelse, notatskrivning og dokumenthåndtering,
- har stærke skriftlige og mundtlige kommunikationskompetencer og evner at formulere sig klart og diplomatisk,
- er serviceminded og netværksskabende både internt og eksternt,
- er en loyal og tillidsvækkende samarbejdspartner for borgmesteren,
- har evnen til at holde styr på mange opgaver, trives med uforudsigelighed og altid sikrer, at borgmesteren er velforberedt,
- håndterer henvendelser fra organisationer og virksomheder med professionalisme, fortrolighed og overblik,
- håndterer henvendelser fra borgere på en hjælpsom, rummelig og venlig måde,
- har stærke IT-kompetencer, herunder er rutineret bruger af M365, og
- er indstillet på, at jobbet lejlighedsvist kræver en ekstra og fleksibel indsats uden for normal kontortid.
- Et alsidigt og meningsfuldt job i hjertet af den kommunale og politiske organisation.
- Et tæt samarbejde med kommunaldirektørens erfarne sekretær.
- Et stærkt fagligt fællesskab, hvor der er rum til sparring og idéudvikling.
- At blive en del af et arbejdsmiljø, hvor der altid er højt til loftet og plads til en god portion humor, også når det går stærkt.
Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst. Det er ugentlige timetal er 37 timer. Stillingen ønskes besat senest 4. august 2025.Arbejdsstedet er Aabenraa Rådhus, Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa.
Yderligere oplysningerSpørgsmål til stillingen rettes til kontorleder, Heidi Sand, tlf.: 7376 7959.
Ansøgning
Send din ansøgning via linket. Ansøgningsfristen er den 8. juni 2025. Der afholdes ansættelsessamtaler den 12. juni 2025 og anden runde den 17. juni 2025.
I Aabenraa Kommune har vi løbende brug for nye kolleger, der kan bidrage til kommunens fortsatte udvikling.
Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv.
Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.